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IT manager working in a Hybrid Office environment with a smile on their face
远程工作

未来是混合办公室的时代,做好准备吧

作者:Splashtop Team
阅读时间:8分钟

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阅读以下文章以了解2021年的新观点。

在最近的一篇文章中,我们与不同行业的首席执行官和人力资源领导人一起探讨了工作的未来。 我们的发现? 办公室是不会消失的 。 那么,远程工作的爆炸性增长又是怎么回事? 如果办公室不会消失,这不就意味着远程工作不会坚持下去吗? 不一定。 最终,我们从关于未来工作的讨论中得出的结论是,未来是混合型的。

什么是混合办公室,企业如何准备建立混合办公室?顾名思义,混合办公室是一种办公室设置,员工可以灵活地从办公室或其他任何地方使用他们执行工作所需的工具。

公司需要制定哪些安全要求和政策?企业应采用哪种类型的办公基础设施来为未来的工作做好准备?支持它所需的设备和工具是什么?思考所有这些问题,并通过3个简单的步骤来学习如何设置混合办公室。

1、简单介绍混合办公室政策

当新冠肺炎重创企业,并迫使企业转向远程办公时,不扩展远程办公功能的企业变得更困难。由于许多人以前没有进行过远程工作,因此他们没有如何高效地进行远程工作的经验。我们也发现并非所有员工都适合远程工作。通过制定混合办公室政策,雇主可以确保员工遵循正确的准则。这是设置混合办公室策略的方法。

  1. 明确定义该策略适用于谁 –告知公司的哪些成员可以居家办公。也许新入职员工需要在前30天在办公室工作以熟悉工作流程?也许有些职位不适合远程办公?无论这些问题的答案是什么,请确保将其添加到您的策略中。

  2. 为员工何时可以处于远程状态以及何时应该去办公室设定期望和准则 –当您设置远程办公室时,您是否计划让员工在家三天和在办公室两天工作?您是否正在考虑为远程办公设置津贴,并授予员工何时使用它们的完全权限?或者,您是否希望经理为他们的团队定义远程津贴?您打算让它完全开放吗?是否有必须参加的现场会议?远程工作者每天应投入多少小时?有很多考虑。列出所有可能的方案,并确保在策略中包括每个项目的准则。

  3. 说明员工居家办公的方式:员工应该将办公室的电脑搬到远程办公地点,还是应根据需要进行远程访问?是否已为员工准备好用于远程访问的远程桌面工具?团队成员应使用哪些应用进行交流?无论准备采用何种工具,请确保所有人都了解这些工具并知晓如何使用。

  4. 着重强调安全性:安全性的确非常重要。我们生活在数字时代,黑客每天都在千方百计地突破安全屏障。世界上没有完美的安全屏障,但至少要做到安全屏障难以攻破。请务必遵守并实时更新所有安全准则。请务必在策略中逐一概述所有安全准则,并确保团队了解如何遵守安全准则。

2、修改您的办公空间并进行配置以满足您明确定义的目标

还有个不言而喻的情况。–如果员工一周只来几天,甚至一个月才来几天,您是否需要一个大型办公室?可能不是。那么,如何充分利用物理办公空间呢?这是您应该先探索为什么要拥有混合办公室的原因。

员工的生活平衡? 社会互动? 强有力的安全? 超强的生产力? 为你的公司降低了成本? 为什么这很重要? 它将决定你如何设置你的办公空间。 这就是许多部分远程企业配置其工作空间的方式。

例如,基地营的办公室结构更像是一个会议场所,而不是传统的办公室设置。 在接受FastCompany 的采访时,Base Camps公司的首席执行官Jason Fried说,他设计公司的办公室是为了模拟如果没有人真正在办公室的情况下会是什么样子。

"如果你在家里的第二间卧室里,或者白天没有人在身边,你就不会分心。你在一个你可以控制的环境中,你在孤立的环境中工作,进入深度工作,[不]被其他人打扰。我们想创造一个办公空间来模拟这种优势,同时也给人们一个机会,在一个有声音控制的环境中聚在一起。"
- Jason Fried,Basecamp的首席执行官。

所以这对于你来说意味着什么?如果您建立办公室的目标是我们上面提到的原因,那么您需要配置办公室以促进协作,提高生产力和安全性。这意味着传统的并排隔间设计可能没有意义。您可能希望加入旋转办公桌,在更具社交互动性的空间中进行工作,以使员工能够相互交流和协作。也许那意味着要用休息室代替咖啡室?

而且,如果办公室被用作打动潜在客户的品牌信号,也许你应该投资一个最先进的会议室。 此外,如果办公室将是空的多于满的,也许你就不需要那么多会议室? 另外,如果你打算利用你的办公室来举办季度性的社交活动,也许你应该投资建设一个惊人的社交空间,让你的团队每季度都能进行社交。 而且很明显,你需要考虑一种能够满足最高卫生规定的设计,以便在像目前COVID19大流行的情况下保护你的组织。

这些只是要探索的领域中的几个。 最重要的是,您需要定义要完成的任务并相应地设计空间。

三、投资正确的工具和技术,以有效地支持您的混合团队

你需要哪些工具来使你的团队能够远程、高效、安全地工作? 你应该为员工购买远程电脑和办公电脑吗? 你是否应该为你的团队使用的软件复制许可证,以便他们可以在办公室或其他任何地方使用这些软件来工作? 这些是你需要的工具。

远程访问工具 — > BYOD + Splashtop 远程访问

BYOD +REMOTE ACCESS =技术的完美融合,使混合劳动力成为可能

长期以来,传统的远程工作方式是通过公司的VPN 网络。 这已被证明不是实现远程劳动力的最佳和可扩展的方式:VPN ,成本高,难以扩展,而且性能不可靠。 很明显,远程访问是实现混合劳动力的更好和最理想的方式。 以下是它的工作原理。

  1. 远程访问使用户能够通过任何个人的Windows或Mac电脑,甚至是iOS或Android移动设备访问工作电脑。 这使公司能够利用员工已有的个人设备(笔记本电脑、平板电脑、智能手机)。 这种设置已经有一段时间的趋势了。 它被称为BYOD - 自带设备(BYOD)政策允许员工使用他们的个人设备,如笔记本电脑、智能手机和平板电脑,访问与工作有关的网络或系统。 有了远程访问和BYOD,就不需要投资于重复的设备或软件许可,因为当员工使用远程访问时,他们可以连接到他们的内部电脑,并像坐在电脑前一样使用它。

选择远程访问解决方案时需要关注 —> 可靠性、安全性、成本和易用性

虽然现在有很多远程访问工具,但大多数工具要么笨重,要么价格过高,要么不够安全。 这正是Splashtop的优势所在。 Splashtop是市场上最有价值的远程访问解决方案--其价格通常比竞争对手低80%,并具有企业级的安全和功能,如所有远程会话的4K流。 你可以在这里了解更多关于Splashtop和我们的远程访问解决方案,也可以免费试用,不需要任何承诺或信用卡

综上所述,以下是你应该在任何远程访问解决方案中寻找的东西,无论是Splashtop还是其他的解决方案。

  • 单点登录(SSO)功能,以确保员工密码符合合规和安全要求

  • 设备认证;大多数VPN不具备此功能

  • 多因素认证

  • 支持BYOD(自带设备),而不是要求远程用户使用公司发行的设备以确保安全

  • 单击连接功能,而不是设置麻烦,连接时间长且通常会降低性能的基于VPN的解决方案

  • 自动化的基础架构和软件更新,因为依赖于VPN所需的手动更新,不仅暴露了安全风险,而且还导致停机和兼容性问题

  • 高性能,低延迟解决方案,能够支持高清流视频,从而提高了用户生产力

  • 快速便捷的可扩展性,可为成千上万的用户

  • 无需在每个远程站点上设置网关硬件

  • IT部门能够控制文件传输和远程打印(即禁用或启用它们)

  • 易于阅读的日志,会话录制以及轻松的监视和报告

  1. 项目管理工具:ProofHub、Trello、Monday 和 Workfront。

  2. 实时通信工具:Slack、Skype 和 Zoom。

  3. 协作工具:Google Drive、Microsoft Teams 和 Confluence。

  4. 团队监管工具:Hubstaff、Officevibe 和 JotForm。

你可以在这里了解更多关于所有这些工具

虽然这不是详尽的清单,但它涵盖了设置混合办公室时应考虑的关键要素,并使您的员工可以在任何地方高效地工作。还有其他关于建立远程团队的问题吗? 随时联系我们。您也可以通过单击下面的链接开始免费试用remote access。

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