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远程工作

混合办公 101:平衡远程办公和办公室办公的7个技巧

作者:Verena Cooper
阅读时间:10分钟

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混合办公已在商业领域引起轰动。越来越多的公司开始采用更加灵活的办公模式——将远程办公和办公室办公相结合。混合办公并非一时的潮流,而正在成为一种新常态。但与任何变化一样,混合办公也面临着各种挑战。在居家办公和办公室办公之间取得适当的平衡至关重要。如果能取得平衡,则可以提高生产力和员工满意度。如果不能取得平衡,混合办公可能会一团糟。继续探讨相关技巧和策略,以在二者之间找到更好的平衡点。

1. 制定清晰的通信协议

有效沟通是所有成功混合办公环境的基础。无论身在何处,都要定期检查,确保所有人都支持且了解情况。这不仅是为了增进了解,也是为了提高清晰度、设定期望并事先解决潜在障碍。可从以下几点入手,以掌握混合环境中的沟通艺术:

  • 常规接触点:定期安排团队会议,可以是日会也可以是周会,以审查进度、解决问题并明确目标。这不仅能让所有成员随时了解情况,还能促进团队凝聚力。

  • 使用多样化工具:虽然 Slack 和 Zoom 已成为许多人的首选平台,但我们还有很多工具可以选择,可以根据不同的沟通需求量身定制。例如,Microsoft Teams 非常适合协作办公,而 Trello 有助于工作任务和项目实现可视化。此外,还可以使用 Google Hangouts 快速发起聊天和视频通话。

  • 清晰简洁地传送信息:数字时代往往提倡“少即是多”。在沟通中要保持直接。既要确保电子邮件或信息有明确的目的,也要尽量避免使用不必要的行话。

  • 开放反馈渠道:促进形成良好氛围,允许公开分享积极、建设性的反馈意见。SurveyMonkey 甚至 Google Forms 之类的工具可用于定期举办匿名反馈会议,确保所有人的声音都能被听见。

  • 尊重时间边界:涉及多时区或弹性时间表时,尊重“离线”时间至关重要。可以使用“请勿打扰”或自定义状态等工具显示空闲时间。

混合团队可以利用正确的工具,优先考虑开放、清晰、一致的沟通,像在同一物理空间一样无缝运营。

2. 设置一致的常规工作安排

混合办公环境中导航有时就像在未知水域中航行一样。但是,正如经验丰富的水手要依赖指南针一样,混合办公人员需要一致的常规工作安排。无论在忙碌喧嚣的办公室还是在家中安静的一隅工作,建立并遵守系统性常规工作安排都能给人带来常态化和方向感。

每天怀揣着梦想开启新的一天。每天早上潜心投入工作前,先花时间制定一份清晰的待办事项清单。这份清单可以作为每日路线图,帮助我们清楚地了解每天的优先事项,确保每天的工作正常开展。小举动造就大改变,一份简单的清单可以将潜在的混乱转化为协调一致的生产力。

此外,虽然弹性办公非常吸引人,但设置特定的工作时间很有必要。因为这样不仅有助于我们从心理上区分工作和休闲,而且还能使同事了解我们的空闲时间。这样不仅能针对性地指定工作时间,同时还能享受混合办公所提供的灵活性。

从本质上讲,可靠的常规工作安排就像不断变化的混合办公浪潮中的锚点。可以提供稳定性、清晰度和系统性,让我们随时随地都能高效办公。

3. 使用远程访问软件

在不断变化的混合办公格局中,办公室和家庭之间的桥梁是用数字工具搭建的,其中的关键工具之一是远程访问软件。但到底什么是远程访问软件?它如何彻底改变混合办公体验?

远程访问软件使用户能够从不同位置连接和控制计算机。试想,舒舒服服地在家中,借助强大的互联网,我们能像在办公室的办公桌前一样操作电脑桌面。远程桌面解决方案正是将这种想象变为现实的魔法。

Splashtop 作为多次获奖的解决方案,因其可靠的远程访问功能而受到全球超过3000万用户的信赖,并在该领域处于领先地位。Splashtop 因其高速连接和卓越性能而小有名气,此外还拥有简单直观的设计,非常适合刚接触远程访问的用户。始终将混合办公人员考虑在内,Splashtop 可确保不同工作环境之间的无缝过渡。立即免费试用 Splashtop 的远程访问软件。

以下是详细介绍:

  • 无缝访问:“文件保存在办公室电脑”的日子已经一去不复返。借助 Splashtop 等软件,随时随地轻松访问办公室设置,让工作不间断并提高工作效率。

  • 安全性安全性不仅仅是一项功能,更是优先事项。Splashtop 集成了多个高级安全功能,例如端到端加密、多因素身份验证、会话日志等,可以确保数据安全,确保访问仅授予正确的个人用户。

  • 易用性:现代远程访问软件都以用户为中心,Splashtop 就是其中之一。Splashtop 界面对用户十分友好,即使对技术不太精通的用户,也能轻松连接远程设备。

将 Splashtop 等工具整合到混合办公工具包中,不仅可以确保不同工作环境之间的连续性,还可以提供卓越的安全性和可访问性。

4. 设置专门的工作空间

在灵活的混合办公环境中,这一关键要素经常被低估:设置专门的工作空间的优势。这不仅要设置放笔记本电脑的位置,还要在家里和办公室专为提升专注力和工作效率设置工作环境。

在家中设立一个与办公室构造相同的专门工作空间,精心打造工作专用的心理区域。尽管井然有序的办公桌和符合人体工程学的椅子肯定会有所帮助,但这样做不仅是为了增加身体舒适度,而是考虑到了空间心理学。当我们进入指定的工作区域时,我们的大脑会自动换档,为即将要完成的任务做好准备。工作区和放松区之间的清晰界限有助于减少干扰并提高注意力。

此外,保持独立的工作空间在工作生活平衡方面也起着至关重要的作用。有了界限,身心都更容易“下班”。如果将工作限定在特定区域,家中的其余部分仍然是放松、陪伴家人或培养个人爱好的避风港。

从本质上讲,当我们在探索远程办公领域时,一定要记住,工作地点与工作方式同样重要。通过认真界定并尊重工作空间,我们已经准备好拥抱更平衡、更高效、更令人满意的工作体验。

5. 根据环境确定任务优先级

混合办公模式将办公室和远程环境相融合,带来了这样一个独特机遇:能够将工作任务与最适合的环境相匹配。混合办公不仅要考虑工作地点,还要根据工作类型优化周围的环境。

有些工作任务更适合在办公室的协作氛围中开展。比如头脑风暴、团队建设练习或需要动手合作的项目。在共享工作空间,即时反馈、面对面感受细微差别和同事情谊都有助于推动工作任务的进展。

另一方面,远程办公通常可以提供深度工作或个人任务所需的安静氛围。没有了在办公室工作时通常的干扰,远程办公时则可深入研究项目,心无旁骛地写作,专心致志地分析数据。自己选定空间的舒适感,加上可以自主设定节奏,往往使家庭环境更有利于完成这类工作任务。最好可以根据任务偏好调整一周的工作安排。例如:

  • 在办公室办公时安排协作或互动任务,例如团队会议或研讨会。

  • 为需要集中精力完成的任务预留远程时间,例如撰写报告、设计、编码或制定策略。

通过有意识地将任务与环境匹配,不仅可以更智能地办公,还可以利用远程环境和办公室环境的优势,确保每天的工作既充实又富有成效。

6. 与团队成员保持联系

在混合办公背景下,尽管自主性和灵活性非常吸引人,但团队凝聚力才是维系一切的关键。无论在办公室还是城市各处,与团队成员保持联系仍然至关重要。

虽然混合办公具备独立性,但也存在潜在问题:团队的团结意识薄弱。如果不加以解决,距离将导致人与人之间变得疏离。但是,只要有一点意向,问题就能轻松转变为机遇。

首先,了解联系的重要性。这不仅与工作相关,而是要培养人际关系,使协作更加顺畅,使工作环境更加愉快。

虚拟茶歇是一项重要举措。在虚拟茶歇期间,团队成员加入视频通话,不是为了开会或赶上截止日期,而只是为了更新、分享或讨论正在阅读的新书。虚拟茶歇类似于办公室里自发的咖啡休息时间,有助于补充远程环境中往往缺少的闲聊时间。

其次,定期举办团队会议。会上不应该只更新工作相关内容,还要留出时间让团队成员分享个人消息或成就。团队会议可以强化员工的集体感,即每个人都是集体的一部分,而不是一个个单独的工作孤岛。

最后,不要忘记虚拟社交!知识竞答之夜、在线游戏大赛,甚至是虚拟团队午餐,都能为工作周增添一点乐趣,促进同事情谊、加强团队纽带。

简而言之,应努力在混合办公环境中保持联系,要加倍努力,确保每个人无论身在何处,都能感到被看见、被倾听、被重视。

7. 设置界限以防止过度疲劳

不可否认,混合办公模式是办公室和远程办公的和谐融合,为我们提供了灵活性和自主性。但是,随着“家庭”和“办公室”之间界限的模糊化,出现了这样一个潜在挑战:过度劳累的风险。工作空间没有物理隔离,导致我们很容易延长工作时间,而这通常要以牺牲个人时间和健康为代价。

这时首先要认识到平衡的必要性。家,虽然是提高工作效率的地方,但也是放松身心、恢复活力的避风港。从长远来看,越过工作和休闲时间之间的界限不仅会导致生产力下降,还会导致过度疲劳。

以下是有助于保持健康的工作与生活平衡的策略:

  • 与同事沟通空闲时间:确保同事了解你的工作时间。居家办公并不意味着要全天候待命。Slack、Microsoft Teams 等工具可用于设置状态显示器。然后利用状态显示器清楚地展示自己的工作时间和下线时间。

  • 建立“关机”程序:制定工作日结束时的仪式。这个“仪式”很简单,可以是关掉电脑、短暂的散个步,甚至是冥想等放松技巧。这个简单的仪式可以作为一种心理暗示,向大脑发出信号,让大脑知道该从工作模式过渡到放松模式了。

  • 指定工作空间:如前所述,设立专用工作空间有助于清楚划分“工作时间”和“个人时间”。一天的工作结束后,离开工作空间以强调边界。

一定要记住,虽然全身心投入工作值得称赞,但保持身心健康也同样重要。设定明确的界限不是可有可无的奢侈品,而是必需进行的关键措施。从长远来看,设定明确的界限可以保持工作效率、快乐和健康。

结论:为员工提供的7条混合办公小贴士

在不断变化的现代办公场所格局中,平衡已成为成功的基石。正如我们所探讨的,使远程办公和办公室办公相协调不仅是一项后勤挑战,也是朝着实现最佳工作效率和个人福祉迈出的关键一步。在这个过程中,工具起着重要作用。Splashtop 的远程访问软件是关键合作伙伴,有助于家庭和办公环境之间实现无缝集成。

如果您希望提升混合办公体验,请立即探索 Splashtop 的无限可能性。立即免费试用,亲眼看看 Splashtop 的独特之处!

Splashtop's SEO Manager Verena Cooper.
Verena Cooper
Verena 在 Splashtop 担任 International SEO Manager。她对技术和网络安全有着浓厚的兴趣,是 Splashtop 远程访问解决方案的忠实用户。
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