数字化转型迅速席卷各行各业——教育机构也不例外。为了帮助学生适应不断变化的技术，教育机构必须向数字化转型，同时也有助于管理部门了解不断变化的技术。
数字化转型过程并不简单，IT 团队必须根据不同用途选择不同工具。有些工具用于简化通信过程；有些工具则用于数字化档案信息。但不管什么用途，教育机构都必须找到合适的工具。
但是，找到合适的工具面临着各种挑战。技术本身就错综复杂，数字化转型需要了解某些系统和流程的内部复杂性，这意味着数字化转型无法一蹴而就。
在做出最终决定前，要考虑如何将工具整合以简化流程。整合某些功能后可以有效降低成本并提高流程效率，从而使教育技术堆栈保持精简，但可以高效运作。
教育技术现状
根据最近的一项研究，K-12 学区的学生群体共使用网络应用程序多达2,000多种。如果再将每名学生及其使用的应用程序数量、访问必备应用所需的硬件考虑在内，就会形成一个复杂的需求网络，可以帮助教育领域 IT 管理者做决策。
管理所有硬件和数字工具是一项艰巨任务，需要使用各种独特技能。对于学生人数较多但缺少 IT 支持的学区，管理这些工具是一项重大挑战。工具整合可以有效推动数字化转型。
工具整合指在某个工具或流程中添加某些功能。举例来说，教育 IT 负责人有时要在某个工具中整合远程访问软件和服务台功能。工具整合可有效减少 IT 堆栈中的工具数量，从而节省资金、降低成本。
教育机构可以考虑采用以下几种策略整合教育技术堆栈。
策略 1：确保工具与组织目标保持一致
在团队开始实施完整的数字化转型策略前，请考虑从小处入手，首先要确定组织的哪个部门要先实施此策略。在此示例中，我们假设 IT 团队希望整合的是用于管理学生硬件的工具数量。
第一步要制定可实现且可衡量的目标。然后，制定可以实现这些具体目标的策略。比如，团队可以实施的策略有对当前用于管理学生硬件的软件进行，并分析每个软件的使用情况。
策略 2：评估兼容性和集成需求
团队了解自己想要实现的目标以及实现目标的各种策略之后，关键在于如何采用新工具或整合现有工具以改进当前的 IT 基础架构。
想一想哪些是团队必须使用的软件，哪些是可选的，这些软件如何相互协作。如果不进行集成，或者需要手动输入，则可能需要使用其他工具来提供更多集成功能。
许多软件公司支持免费试用。可以有效利用这种服务占据有利条件——试用并测试不同软件，了解其在包含不同测试设备的封闭环境中如何与现有基础架构配合使用。测试设备需要涵盖各种设备类型。因为学生使用的硬件各不相同，需要确保所管理的设备与软件兼容。
策略 3：优先考虑安全性和合规性
IT 负责人在决定购买软件时要注意的主要因素之一是如何保护学生数据。随着网络钓鱼、数据泄露以及其他网络犯罪案件的增长，IT 负责人必须了解使用的工具以及这些工具如何保护最终用户的安全。
在选择要整合的工具时，请先评估每种工具的安全性及其是否符合主要的法规，例如 GDPR、FERPA 等。通过这种方法，如果发现审计中缺少某种工具，则可进行整合，以确保实施方案更强大、更安全。
确保定期进行安全审计——数字教育应用程序会定期更新隐私政策，因此及时了解变化并确保学生和教师的数据受到保护非常重要。
策略 4：监控成本效益和可扩展性
软件价格经常变化，因此了解所用软件的费用结构对于确保成本效益非常重要。公司可能根据团队持有的许可证数量或使用中的“席位”数量付费。无论如何，关键在于要根据团队规模以及需要使用特定工具的人数来衡量成本效益。
在计算成本时，必须考虑到团队在特定年份的增长规模。根据使用的软件类型，增加一个席位成本可能很高。如果不想承担这类费用，则可考虑购买定价更加灵活的工具，这样就能确保 IT 预算不会超支。
策略 5：重视用户体验
在整合工具和选择方案时，要考虑面向的最终用户是谁以及用户平时将如何与这些工具交互。这些工具是否简单易用？常见的使用场景是否简单直观？
IT 团队提高流程效率的方法之一是采用易于实施、简单易用的工具，日常使用仅需进行简单的培训。这样可以简化新人培训，因为 统一的培训流程所需的技术说明很少。
工具整合如何使教育机构受益
根据一项新研究，如果进一步改进流程，知识工作者预计每周可节省时间多达4.9个小时。知识工作者可将更多时间用于查阅所需资料，并能切换使用正确的应用。如果团队要切换数十种工具和应用程序，那么这段时间就可以花在更有意义的工作上。
对团队添加到技术堆栈中的工具要保持警惕，因为技术堆栈中引入的新应用程序可能会带来新的安全漏洞。整合使用的工具数量可以让 IT 团队有效缩短减少评估软件所需时间，为更有价值的工作赢得更多时间，例如为学生提供继续数字学习所需的基础设施。
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