混合办公室需要拥有"远程优先"的心态

根据最近的一篇普华永道的研究报告,78%的 CEO 认为,远程办公对当今企业而言已成为固定工作方式。远程已然成为新常态,人们对此的认可很大程度上在于其可以显著增加办公的灵活性和员工的生产力。更为关键的是,人们在“远程优先”的办公环境中表现更好,他们可以挑选更合适的工作时间和地点。

普华永道的此篇报告的作者指出:“疫情期间,世界各地的工作人员开始向远程办公过渡,公司负责人曾担心远程办公会导致员工生产力下降,但如今他们发现这种担忧属于杞人忧天。”事实上,普华永道对 CFO 的另一项研究显示,仅在2020年4月至6月的2个月内,认为远程办公会导致生产力下降的 CFO 人数减少了50%。

然而,成功的混合办公环境并非偶然。IT 负责人在成功运行混合办公环境前,心态已发生转变,他们不再将支持远程办公作为例外情况。相反,IT 负责人会部署“远程优先”的办公环境,确保员工无论身在何处,都能像在实体办公室一样“身临其境”地工作。为将工作场所从“远程支持”转变为“远程优先”,IT 应采取以下四个关键步骤。

步骤 1:根据员工的工作方式调整远程优先工具

为搭建混合工作场所,许多企业一开始会选择为员工配备下列必需的软件工具,如用于视频会议的 Zoom、用于远程访问的 Splashtop、用于项目协作的 Trello 等。这种做法不失为一个良好的开端。然而,仅靠此类工具还不够。IT 应该弄清楚并真正了解人们的不同工作方式。面向所有员工,不论他们在实体办公室办公还是远程办公,为其提供合适的标准工具。从而,让远程办公也具有办公室办公的真实体验。这样一来,所有人在协作方式、技术期望以及培养个人习惯以与他人保持一致等方面就能达成共识。

步骤 2:使用 BYOD

BYOD(自带设备)可以简化部署混合工作场所的初始阶段。IT 可以通过允许人们在任何自选设备上工作,更快地部署混合办公环境。您可以点击阅读 BDP 如何在短短48小时内启用远程办公,进一步了解混合办公环境的部署速度。

员工在远程办公时使用的设备种类繁多,期间难免会遇到特殊的支持问题。这时 IT 就需要利用有人值守支持。什么是有人值守支持?有人值守支持允许支持人员在用户在场时立即访问远程计算机或移动设备,即使 IT 并未注册此台设备。有人值守支持可确保为所有远程办公人员及其自选的各类设备进行实时的故障排除,您的帮助台可以随时随地在用户需要时为其提供远程支持。了解有人值守支持的更多信息。

步骤 3:充分利用异步通信

混合办公人员生活和工作的地方通常位于不同时区。所有员工即使都在同一时区,也不会遵守相同的时间表。有些人晚上的工作效果更好,而有些人却喜欢早起。由于人们在不同时间登录系统开始工作,一般无法及时进行反复讨论。因此,人们一致认为,异步通信能够改变游戏规则,即提高生产力。

通过 Google docs、Trello、更为正规的项目管理解决方案等工具,项目团队成员不再需要在同一时间或地点上线。过去,远程办公人员常常错过重要讨论;如今,他们可以实时查看重要消息。实际上,许多实施“远程优先”混合办公环境的企业通过异步通信提高了自身的生产力。原因之一是,居家办公的员工不必每天花费2-3小时上下班,他们可以更长时间保持高效工作。

步骤 4:提供出色的远程支持

不可否认,并非所有员工都是快速学习者!在刚开始使用远程工具工作时,有些员工无法快速掌握。如果您的 IT 团队引入新工具用于优化混合办公,则需要为员工提供技术帮助。由于远程办公人员的工作时间各不相同,您必须提供全天候远程支持。如前所述,成功的远程支持应包括有人值守和无人值守的远程支持。

不要忘记提供自助服务选项,因为并非所有员工都希望或需要与您的帮助台互动。为节省时间、资源和预算,您可以针对远程办公人员常见支持问题设立 FAQ 和 Wiki,帮助混合办公人员快速解决问题。

很多人对远程解决方案都还不太熟悉,您需要从一开始就提供积极支持。为此,您可以为所有混合办公新手提供步骤操作清单、资源链接或帮助台联系方式,引导员工完成各个步骤。

结论:远程办公的标准化

IT 致力于在混合环境中实现远程办公的标准化,他们的这种努力归根结底应被视为对人们随时随地的工作方式的标准化。无论远程办公还是在实体办公室办公,员工登录系统、访问文件、完成任务以及参与协作的方式都是相同的。随着时间的推移,混合工作环境对于远程办公人员和实体办公室工作人员而言并无不同。也就是说,所有办公人员都可以享受灵活的办公环境,都可以高效办公。
 

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