居家办公期间安全使用视频会议工具的四个关键步骤

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许多知识工作者在去年迅速转向居家办公(WFH),如果你也是其中一员,那么你可能从未考虑过视频会议工具带来的各种危险。每次你主持或参加视频会议时,这些危险近在眼前,真实存在。为此,FBI 甚至就 Zoom 的使用方法发布警告。花几分钟阅读下文,了解如何在居家办公新常态下,确保你的设备、组织和自身的安全。

步骤 1:仅使用来源可信已获批准的工具

你收到各种电话会议请求,要与合作公司、劳务派遣人员等组织外部人员共同参加会议。如果有人向你发送的会议工具链接未经 IT 部门批准,请拒绝该邀请。然后,向邀请人解释原因,因为他们可能不了解其中的风险。

如果无法确定某个工具的状态,请咨询 IT 部门。如果出现故障必须要参加视频会议(无论使用何种工具),请仅通过网络浏览器加入会议。换句话说,一定不要按照提示安装视频会议软件,而要单击“通过此浏览器加入”按钮(如下所示)。

另外,请确保会议邀请是合法的。如果你不想接受邀请,请通过其他电子邮件或电话与邀请人联系,向其询问是否曾向你发送会议邀请以及召开会议的原因。邀请人的系统可能被非法侵入,而你收到的会议邀请则可能是伪造的。

步骤 2:会议主办方负责确保会议的安全

这一步非常重要,因为视频会议主办方往往比大多数人要承担更多责任。是否要根据参会人员调整安全措施?如果黑客破坏了你主持的视频会议,会发生什么?如何防止竞争对手或黑客监听会议?

首先,为防止恶意参会人员破坏会议,请尽可能避免公开会议相关信息。如需主持召开公开会议,请为所有参会人员开启静音模式,并限制参会人员的屏幕共享权限。

在参会人员管理方面,可以直接向其发送会议链接。然后,再另发一封电子邮件,告知参会密码。为提高安全性,请使用随机生成的会议代码(如果你使用的工具支持此功能),同时切勿两次使用相同代码。参会人员加入会议后,需要对其进行监控。待所有人员到齐,即锁定会议。

另外,提前了解会议终止方法,包括需要终止会议的各种情况、具有会议终止权限的人员安排以及终止方法。

确保私人会议的安全。对于私人会议,需要设定会议密码并使用等候室等功能以限制访客参会权限。为提高安全性,请使用随机生成的会议代码和强密码,切勿重复使用。不要在不受限制的公开社交媒体帖子上分享电话会议链接。如有可能,请禁用“允许参会人员提前加入会议”,同时开启“参会人员入会时自动静音”。

最后,在任何会议之前,请先了解会议出现问题时负责终止会议的人员安排以及具体的应对措施。你(和所在组织)应了解组织政策等问题的解决办法。

步骤 3:保护共享信息安全

人们在参加视频会议时,尤其是非正式或定期召开的会议,经常会有意或无意地共享信息。请始终牢记,切勿共享实现会议目标所需的任何数据或信息。

首先,通过所在组织的法律团队了解是否允许会议录制。如果会议正在录制,请务必告知所有参会人员,并明确提醒参会人员不要透露任何可能危及安全性的内容,甚至不要谈及个人信息。会议开始和结束时,参会人员在“闲聊”过程中以上情况尤为常见。

共享屏幕之前,请关闭所有可能泄露敏感数据的窗口或应用程序,确保仅共享内容可见。也就是说,在展示组织内部网络的内容时,请务必隐藏地址栏。

步骤 4:保护任何个人信息

视频录制软件有时会“捕捉”到可能距离你的计算机非常远的对话。所以在加入任何视频会议之前,请务必提醒家中(或附近)的所有人,你此时正在参加录制会议,期间可能会捕捉到任何敏感或私人谈论。为避免因家中物品而无意中泄露个人详细信息,可以使用视频录制软件的虚化功能,或确保将摄像头朝向并保持在不太引人注目的背景上。

为避免泄露同事的个人信息,请确保家庭监控录像机不会朝向计算机屏幕。此外,可以佩戴耳机以保护参会人员的谈话内容,尤其是与室友同住的情况。

最后,保护家庭网络免遭入侵。你至少要将 Wi-Fi 默认设置更改为自定义信息,让潜在黑客花点力气去破解。同时,仅与受信任的人共享此信息。有关如何选择设置和设定密码的详细信息,请查看我们的大安全远程办公的十大技巧

结论:视频会议的安全性比大多数人想象的更加重要

如你所见,在参加视频会议之前,我们需要考虑很多因素,尤其是作为会议主办方。不妨试一试上述建议,同时将此篇博客分享给同事,共同确保自身与所在组织的安全。

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